Outsourcing księgowy

Zakładając nową firmę zawsze stajemy przed jednym z ważniejszych wyborów dot. spraw księgowych. Komu powierzyć sprawy księgowe, czy zatrudnić księgową, czy też prowadzić księgowość samodzielnie. Od właściwego wyboru zależy bardzo dużo, a przede wszystkim prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym, czy też wysokość płaconych podatków i innych zobowiązań mających wpływ na koszty prowadzonej przez nas firmy.

Przede wszystkim dokonanie wyboru uzależnione jest od wielkości naszej firmy i posiadanych środków finansowych na jej prowadzenie.

W dużej firmie zasadnym może być zatrudnienie księgowej, czy też stworzenie całego działu księgowości. Rozwiązanie to jest korzystne przede wszystkim ze względu na wysokie przepływy pieniężne i związanymi z nimi czynnościami księgowymi. Niemniej zatrudniony księgowy musi spełniać jedynie te wymagania odnośnie kwalifikacji i doświadczenia, jakie postawi przed nim pracodawca. Księgowy zatrudniony w firmie teoretycznie nie musi legitymować się żadnym wykształceniem, żadną praktyką i żadnymi szczególnymi uprawnieniami. Jego (jej) umiejętności zostaną sprawdzone dopiero podczas faktycznej pracy. Dlatego też początkujący przedsiębiorca zatrudniając księgowego musi posiłkować się swego rodzaju tzw. szóstym zmysłem, aby jego wybór był właściwy. Jednocześnie musi na wstępie ponieść znaczne koszty na zabezpieczenie stanowiska pracy, oprogramowania, czy też w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę liczyć się z urlopami, chorobowymi itp. Należy tutaj wskazać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to kierownik jednostki (m.in. prezes) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Niezależnie od tego, należy wskazać, iż w okresie ostatnich lat coraz więcej firm mających działy księgowości rezygnują z nich, na rzecz firm outsourcingowych. Spowodowane jest to przede wszystkim nie „modą” lecz wysokimi kosztami ich utrzymania, gdzie w dużych przedsiębiorstwach optymalizacja kosztów prowadzenia firmy ma istotne znaczenie.

Innym rozwiązaniem jest tzw. outsourcing księgowy, czy też kadrowy, gdzie można powierzyć swoje rozliczenia firmie zewnętrznej. Rozwiązanie to chociażby ze względu na mniejsze koszty obsługi (niż zatrudnienie księgowego) znajduje coraz więcej zwolenników. Niemniej wybranie właściwej firmy do obsługi księgowej to duże wyzwanie. Pierwszą sprawą jaką należy sprawdzić to, czy wybrana przez nas firma posiada stosowne kwalifikacje i uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg wymagane przez prawo, w tym czy posiada polisę OC. Można poprosić o referencje obsługiwanych firm oraz sprawdzić czy dotychczas firma outsourcingowa prowadzi inne tożsame przedsiębiorstwa, bądź zbliżone do zakresu naszej działalności (np. produkcja, handel, sklep internetowy). Każda działalność ma swoje „kruczki” prawne. Ważne, aby nie zginąć w tłumie. Kolejnym krokiem jest ustalenie formy i zakresu współpracy. Należy sprawdzić, czy firma outsourcingowa stosuje nowoczesne rozwiązania informatyczne, czy można mieć wgląd do danych i stosownych raportów swojej firmy online, jaki jest sposób przekazywania dokumentów lub czy jest możliwość pracy w ramach jednego oprogramowania. Stosowane przez firmę outsourcingową właściwe rozwiązania IT, z pewnością zaoszczędzą sporo czasu. Ważne jest tutaj, aby to właśnie firma outsourcingowa zajmowała się stricte księgowością, a nie właściciel firmy. Istotnym jest także cena za usługi księgowe, gdzie dla nowego przedsiębiorcy liczy się każdy koszt wydany na swoją firmę. Jednocześnie należy pamiętać, aby zawsze sprawdzać zakres usług w relacji z opłatami za usługi księgowe. Ponadto odpowiednia firma outsourcingowa powinna współpracować z innymi ekspertami z dziedziny rachunkowości, podatków, porad prawnych, usług finansowych czy windykacyjnych (m.in. biegłych rewidentów, doradców podatkowych, radców prawnych) tak, aby Klient mógł liczyć na kompleksowość usług w ramach prowadzonej działalności. Niewłaściwy wybór firmy outsourcingowej zajmującej się księgowością, będzie może mieć negatywny wpływ na prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym, czy też wysokość płaconych podatków. Jednocześnie zawsze można dochodzić swoich roszczeń z tytułu posiadanej przez tą firmę polisy OC, która niejako jest gwarantem w przypadku błędów księgowych.

Praktycznym i coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest możliwość współpracy z biurem rachunkowym na zasadzie księgowości online. Księgowość online to usługa skierowana do wszystkich podmiotów gospodarczych z terenu całej Polski. Zarówno dla samozatrudnionych, freelancerów, mikro, małych i średnich firm prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, czy też spółki z o.o. W ramach księgowości online firma powinna otrzymać bezpłatny programu do wystawiania faktur i prowadzenia rozliczeń z klientami (dot. mikro i małych firm). Ponadto istotne jest, aby każdy podmiot otrzymał dostęp do aplikacji, gdzie właściciel firmy może korzystać z wszelkiego rodzaju analiz, raportów i statystyk dot. jego firmy. Dzięki współpracy na zasadzie księgowości online firma ma dostęp do danych 24h/dobę z każdego miejsca w kraju i na świecie. Można podejmować decyzje będąc w firmie, w domu jaki i w podróży, bez potrzeby pełnego angażowania się w sprawy księgowe i rozliczenia z właściwymi urzędami. Wszystkiego czego firma potrzebuj to komputer z dostępem do internetu. Innym rozwiązaniem w ramach księgowości online jest także możliwość współpracy biura rachunkowego z firmą na wspólnej bazie, w ramach jednolitego oprogramowania. 

Dla jednoosobowych firm rozpoczynających działalność gospodarczą, kuszącą alternatywą od ww. może być księgowość internetowa. Tania i co dla niektórych wygodna. Jej największą wadą jest to, że samemu trzeba wprowadzasz dane do programu księgowego, bez żadnego nadzoru i samemu odpowiada się za ewentualne błędy. Właściciel firmy korzystającej z aplikacji internetowej do rozliczeń sam kwalifikuje koszty prowadzonej działalności, prawdopodobnie bez stosownej wiedzy, chociażby ze względu na zmienność przepisów w tym zakresie (np. czy obiad z kontrahentem to koszt?). Aplikacje księgowe przeliczają odpowiednie dane i wyliczają na ich podstawie stosowne deklaracje itp. Należy tutaj zaznaczyć, że księgowość internetowa nie stanowi biura rachunkowego, w myśl obowiązującego prawa. Nie należy tutaj mylić księgowości internetowej, ze współpracą z biurem rachunkowym na zasadzie online, gdzie wprowadzone przez przedsiębiorcę dane zostają sprawdzone i zatwierdzone przez wykwalifikowane osoby, a właściwe deklaracje do organu skarbowego, czy ZUS zostają przekazane bez udziału naszej firmy, co powinna określać stosowna umowa.

Na zakończenie należy dodać, że prowadzenie księgowości wyłącznie własnymi siłami lub poprzez „księgowych” działających w „szarej strefie” to często pozorna oszczędność, która w szczególności ujawnia się podczas pierwszego spotkania z kontrolą skarbową, gdzie przedsiębiorca występuje wyłącznie sam.

W przypadkach, z wyłączeniem księgowości internetowej, w Twoim imieniu kontrolę organ skarbowego powinna przyjąć firma outsourcingowa (biuro rachunkowe), której przedsiębiorca zlecił prowadzenie spraw księgowych.