Koszty w firmie. Co możesz odliczyć.

Prowadzisz firmę. Zastanawiasz się jakie koszty mają wpływ na wynik finansowy JDG. Jakie koszty można rozliczać w ramach prowadzonej działalności. Jakie koszty mogą pomniejszyć Twoje zobowiązania podatkowe*

Na wstępie należy podkreślić, iż w przypadku prowadzenia firmy, w tym w formie JDG, to właśnie „koszty" mają istotne znaczenie na wynik finansowy** firmy, czy zobowiązania podatkowe (w piśmiennictwie z zakresu rachunkowości używa się również pojęć zamiennych: wynik księgowy, wynik z działalności). Czyli wynik finansowy firmy to w dużym uogólnieniu różnica pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania obliczona dla danego przedsiębiorstwa (JDG) w określonym okresie sprawozdawczym. Tym samym, wynik finansowy przedsiębiorstwa ustalony zgodnie z ustawą o rachunkowości przez księgową (biuro rachunkowe), stanowi podstawę naliczenia podatku dochodowego (brutto). A to jak wiemy, nieraz „boli". Chyba nikt nie chce płacić wyskokich podatków?

Zanim jednak przejdziemy do meritum poruszonego w temacie niniejszego materiału zagadnienia należy jeszcze wskazać, iż stosownie do zapisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. rok 2020 poz. 1426):

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23".

Co istotne, podatnicy (JDG) którzy wybrali jako formę rozliczania się z urzędem skarbowym z podatku dochodowego zarówno na zasadach ogólnych (18 proc. i 32 proc), czy też w ramach podatku liniowego (19 proc.), mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

To z pewnością zależy od charakteru prowadzenia działalności. Jednak, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Z pewnością to na podatniku będzie ciążył ciężar udowodnienia związku przycznowo-skutkowego. Zaznaczyć jednak należy, iż aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim, a przychodem bezpośredniego związku. Kosztami uzyskania przychodów są również wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości np. szkolenia (interpretacja indywidualna z dnia 12.02.2021 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.3.2021.1.KR - w tym przypadku poniesiony wydatek na zakup smartwatcha został uznany jako koszt).

Innym przykładem, jest interpretacja dot. wydatku poniesionego na zakup telewizora w miejscu stałego zamieszkania i prowadzenia równocześnie działalności gospodarczej, gdzie telewizor został powieszony na ścianie w salono-kuchni, w której podatnik wykonuje swoje obowiązki służbowe. Co istotne, poza czasem pracy pomieszczenie jest wykorzystywane również do celów prywatnych. W tym przypadku, zakup telewizora również został uznany za koszt (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 17.11.2020 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.657.2020.1.KP).

Uwaga:
Niezależnie od powyższego, należy zaznaczyć, iż każdy US w przypadku kontroli podchodzi do sprawy indywidualnie. Stąd nie można traktować, iż każde przedstawione zagadnienie w niniejszym opracowaniu będzie miało taki sam skutek księgowy w różnych US. Natomiast indywidualne interpretacje Dyrektora KAS wydawane są dla konkretnego podatnika. Stąd zdarza się, iż ten sam wydatek zakwalifikowany jako „koszt" nie będzie faktycznie (po kontroli US) kosztem podatkowym dla każdego z podatników.

Stąd niejednokrotnie przekazywane do biura rachunkowego dokumenty księgowe m.in. dot. poniesionych kosztów powinny być opisane co do ich związku z prowadzoną działalnością.

Jak wcześniej wspomniano nie wszystkie wydatki muszą być kosztem. Natomiast z drugiej strony w ramach prowadzonych przez Państwa JDG, może być wiele wydatków związanych z kosztem firmy, które to mogą pomniejszyć zobowiązania podatkowe. Przedstawiony przykładowy katalog kosztów jest katalogiem otwartym. Jednak ostatecznie to wyłącznie podatnik określa czy dany wydatek i „koszt" z tym związany będzie wykorzystywany w prowadzonej działalności. Ewentualnie jeżeli dany wydatek jest znaczy i budzi wątpliwości co do zakwalifikowania go jako „koszt" w działalności zawsze podatnik możne wystąpić o interpretację indywidualną za pośrednictwem współpracującego z nami doradcy podatkowego.

A co z tym garniturem?
Stosownie do przyjętej pragmatyki wydatki na zakup garnituru można uznać za koszty uzyskania przychodów. Jednak garnitur ten nie ma charakteru osobistego. Dlatego konieczne jest w tym przypadku np. naszyte w widocznym miejscu logo firmy. Jak wcześniej wspomniano, czy garniutur może być kosztem wiele zależy też od rodzaju prowadzonej działalności.

Pamietaj, koszty mają istotne znaczenie na wysokość Twoich podatków.

Czy wiesz, że Polski Ład poszerzył ulgę B+R (ulga badawczo-rozwojowa). Co to oznacza dla Ciebie. Czy można obniżyć podatek nawet o 100%. W uogólnieniu korzyścią dla podatników posiadających status CBR jest to, że mają oni możliwość odliczenia w ramach ulgi B+R kosztów kwalifikowanych do 200% poniesionych kosztów. Natomiast podatnicy nieposiadający statusu CBR mają możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych w wysokości 100%, ale 200% kosztów wynagrodzeń. Zaznaczyć także należy, że jest możliwość jednoczesnego stosowania ulgi B+R i IP Box.

Nie wiesz, czy możesz skorzystać z ulgi B+R. Zapraszamy do kontaktu. Ze współpracującym z nami doradcą podatkowym bezpłatnie przeanalizujemy Twoją sytuację, związaną z możliwością korzystania z ulgi B+R.

Stawiamy na kompleksowość usług. Współpracujemy z kancelarią radców prawnych, doradcą podatkowym, czy notariuszem.

Zapraszamy do współpracy.

*przedstawione zagadnienia w niniejszym piśmie, nie należy traktować jako czynności doradztwa podatkowego lub porady prawnej. Materiał ten służy wyłącznie zobrazowaniu podstaw księgowości JDG i ma charakter edukacyjny.
**Wynik finansowy to różnica pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania obliczona dla określonego przedsiębiorstwa (podmiotu rachunkowości) w wybranym okresie sprawozdawczym. Dodatni wynik finansowy jest nazywany zyskiem, zaś ujemny stratą. Wynik finansowy podzielony przez wartość przychodu, aktywów lub zaangażowanego kapitału jest nazywany rentownością. Wynik finansowy brutto przedsiębiorstwa ustalony w rachunku zysków i strat tworzonym zgodnie z ustawą o rachunkowości stanowi podstawę naliczenia podatku dochodowego (brutto) oraz w przypadku spółek kapitałowych podstawę określenia wysokości dywidendy.